Gjestebestilling og besøkshåndtering
Administrer besøk av personer utenfor bedriften enkelt i ditt fleksible arbeidsmiljø ved hjelp av Flexopus gjestebooking. Ansatte som venter gjester eller eksterne personer, kan bestille arbeidsplasser og parkeringsplasser for tredjeparter uavhengig og på en personlig måte.
Arranger en demo
Opprett booking for gjester
Reservasjoner eller bestilling av arbeidsplasser og parkeringsplasser for gjester kan gjøres av enhver ansatt. Gjestene vil da motta en personlig e-postinvitasjon med informasjon om bestillingstidspunkt, eiendomsbeskrivelse og plantegning.
Opprette midlertidige brukerprofiler
Eksterne ansatte, f.eks. frilansere, som er i bedriften i en lengre periode, kan få en midlertidig brukerprofil med en utløpsdato. Med den midlertidige brukerprofilen kan det foretas regelmessige bestillinger i gyldighetsperioden. Midlertidige brukerprofiler kan bare opprettes av administratorer.
Oversikt over gjestebestillinger
I administrasjonsområdet kan alle bestillinger vises via bestillingshistorikken. Gjestebestillinger er spesielt merket slik at administratorer til enhver tid har oversikt over gjestebestillingene som er gjort i Flexopus.
Ad hoc booking av rom
Møterom og telefonbokser kan bestilles på stedet på skjermen, også av gjester. Romreservasjoner registreres i systemet, forutsatt at det ikke er konflikter eller andre reservasjoner. Lær mer om vår digitale skjermløsning og Microsoft Exchange Online-tilkoblingen.
Hvordan fungerer gjestebestilling?
Alt du trenger for gjestebestillingen i Flexopus er navn, e-postadresse og eventuelt årsaken til besøket. Når denne informasjonen er lagt inn, gjenstår det bare å velge det aktuelle objektet, og den eksterne personen vil bli informert om bestillingen via e-post.
Det er mange konkrete brukstilfeller for gjestebestilling. Nedenfor har vi listet opp noen av de vanligste brukstilfellene. I prinsippet kan du imidlertid bruke funksjonen slik bedriftens interne krav krever det.
- Workshops med kunder: Du ønsker å organisere en workshop med kunder på kontoret. Med gjestebooking reserverer du egnede objekter for kundene dine, og kollegene deres kan se på live-kartet i hvilken del av kontoret workshopen finner sted.
- Søkere og prøvearbeid: I tillegg til kunder er søkere også vanlige gjester i bedriften. For å sikre at en arbeidsplass er tilgjengelig for prøvearbeidet, kan dette reserveres på forhånd.
- Frilansere og andre eksterne ansatte: I agile selskaper er det ofte slik at frilansere eller andre eksterne ansatte er i selskapet på prosjektrelatert basis og i en begrenset periode. Også her kan det være nødvendig å reservere spesifikke arbeidsstasjoner via gjestebooking.
Dørskilt for rombelegg
