bestilling av arbeidsplass
Hva er en fleksibel arbeidsplass?
I motsetning til faste arbeidsplasser brukes fleksible arbeidsplasser ikke bare av én person. Ansatte kan derfor fritt og fleksibelt bestemme hver dag ved hvilket skrivebord de ønsker å jobbe. Som et resultat er arbeidsplassene ikke lenger personlige, men deles av flere personer eller til og med hele arbeidsstyrken.
Hva menes med skrivebordsdeling eller hot desking?
Kontorfellesskap (også kalt "hot desking", "delt skrivebord", "fleksibelt kontor") er et konsept for arbeidsplassorganisering der ansatte fritt kan bestemme hvilken arbeidsplass de ønsker å sitte på. Kontorfellesskap innføres ofte i forbindelse med hjemmekontor for å utnytte arbeidsplassene bedre eller for å spare arealkapasitet på lang sikt. Det er derfor vanlig ved kontorfellesskap at det er færre arbeidsplasser enn ansatte.
Hva er et bestillingssystem på arbeidsplassen?
Med et skrivebordsreservasjonssystem (også kalt "skrivebordsdelingsprogramvare") kan ansatte reservere fleksible arbeidsstasjoner på kontoret. Programvare for skrivebordsdeling gjør det mulig å organisere fleksible arbeidsplasser på en smidig måte. Systemet viser hvilke arbeidsstasjoner som er tilgjengelige og når, og hjelper til med å koordinere bestillingene. Flexopus-reservasjonssystemet for arbeidsplasser støtter også analyse av kontorutnyttelsen.
Hvordan fungerer Flexopus skrivebordsdelingsprogramvare?
Flexopus gjør det mulig å bestille fleksible arbeidsplasser, møterom og parkeringsplasser enkelt, intuitivt og raskt i bare tre trinn:
1. Velg periode
2. Velg plassering eller etasje
3. Velg / bestill arbeidsplass
Er det kun mulig å bestille arbeidsstasjoner med Flexopus?
I tillegg til booking av delte skrivebord, gjør Flexopus hot desking-programvaren det også mulig å reservere møterom og parkeringsplasser. I prinsippet kan ethvert objekt bookes fleksibelt med Flexopus, så lenge det kan vises visuelt.
Kan Flexopus integreres i Microsoft Outlook?
Ja, Flexopus kan integreres i Microsoft Outlook-kalenderen via e-post med bestillingsbekreftelse og vedlagt .ics-fil. Dette overfører automatisk hver bestilling til din personlige kalender. I tillegg til Microsoft Outlook-kalenderen kan Flexopus .ics-bestillinger også integreres i alle andre populære kalenderapplikasjoner som Google- eller Apple-kalenderen.
I tillegg til bestillingsbekreftelser kan du også installere vår Microsoft Outlook-plugin. Vår Microsoft Outlook-plugin er også offisielt oppført som et Microsoft Outlook-tillegg: Outlook Plugin Store
Kan jeg bruke Flexopus til å måle og analysere kontorbelegg?
Takket være Smart Analytics-funksjonene i Flexopus kan du analysere utnyttelsen av hele kontoret ditt ned til individuelle arbeidsstasjoner med bare noen få klikk, identifisere over- eller underutnyttelse på et tidlig stadium og iverksette passende tiltak.
Support og kontakt
Hvordan kan jeg kontakte Flexopus?
Du kan nå oss fra mandag til fredag på e-post info@flexopus.com, på telefon +49 711 342 085 05, via kontaktskjema eller på våre sosiale mediekanaler Instagram eller LinkedIn. Våre medarbeidere vil kontakte deg så snart som mulig.
Du kan også bestille en avtale direkte med oss.
Alternativt kan du også besøke oss personlig i Stuttgart etter avtale.
Hvor kan jeg rapportere en feil?
Hvis du oppdager en feil i programvaren vår, kan du sende den til support@flexopus.com . Vår IT vil da kontakte deg så snart som mulig og løse problemet.
Hvilken informasjon trengs for å komme i gang med Flexopus?
For å starte med Flexopus trenger vi antall arbeidsplasser og etasjer som du ønsker for å kunne bestille fleksibelt. Vi trenger også plantegningene til dine forretningslokaler med arbeidsplasser og møterom tegnet inn. Sist men ikke minst trenger vi din logo og ditt ønskede underdomene. Hvis all informasjon er tilgjengelig, vil instansen din settes opp og settes i drift for deg innen noen få virkedager.
Hvordan kommer kartene inn i Flexopus og kan du gjøre endringer i dem?
Vårt team av erfarne grafiske designere vil digitalisere plantegningene dine basert på dataene du sender oss. Dette gjør oss i stand til å sikre jevn kvalitet og en feilfri brukeropplevelse i Flexopus. Endringer i kartene kan enten utføres av oss eller du kan gjøre dem selv i administrasjonsområdet.
Hvordan fungerer onboarding-prosessen med Flexopus?
Etter at instansen din er satt opp, vil du motta en lenke til godkjenning av programvaren samt en introduksjon av våre ansatte. Vi støtter deg også i innføringen av Flexopus hot desking-løsningen i din bedrift med maler for endringskommunikasjon og en håndbok.
Hva om virksomheten min vokser og jeg trenger mer fleksible arbeidsplasser?
Flexopus er skalerbar programvare som vokser med virksomheten din. Trenger du ekstra arbeidsstasjoner eller etasjer kan du alltid kontakte oss så gjør vi en kartendring for deg eller lager en ekstra planløsning. Ved slutten av faktureringsperioden avregnes tilleggskostnadene som påløper i en sluttregning - tilsvarende strøm- eller gassleverandører.
Finnes det en demoversjon av Flexopus som jeg kan vise kollegene mine?
Ja, det finnes en demoversjon av Flexopus. Vennligst kontakt oss om dette.
Tekniske detaljer
Hvordan fungerer SSO (Single Sign On)-integrasjonen mellom Google eller Microsoft og Flexopus?
Med single sign-on via Google eller Microsoft trenger ikke brukerne å opprette en ny brukerkonto. I stedet overføres dataene direkte til Flexopus via et SAML2- eller OAuth2.0-grensesnitt ved første pålogging. Dette betyr at brukerne ikke trenger å bli invitert til Flexopus individuelt.
Hvilke data kan synkroniseres fra Microsoft ADFS eller Microsoft Azure Active Directory med Flexopus?
I tillegg til navn og e-postadresser kan også andre attributter som stillingstitler eller avdelingstilhørighet synkroniseres med Flexopus i sanntid takket være SAML2. Dette gir fordelen at de ansattes data bare trenger å administreres på ett sted (selskapets Active Directory).
I tillegg til SAML2 SSO-autentisering tilbyr Flexopus også et SCIM API-grensesnitt for bruker- og gruppesynkronisering.
Støtter Flexopus også andre identitetsforvaltere (f.eks. Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta osv.)?
Ja, Flexopus støtter mange andre systemer via SSO. SAML2- og SCIM-protokollene er implementert generisk, slik at vi også kan støtte andre iDP-er. Hvis du har ytterligere spørsmål, vennligst kontakt vårt supportteam: support@flexopus.com
Hvor vert Flexopus-dataene?
Flexopus driftes av vår tjenesteleverandør Hetzner Online GmbH utelukkende i Tyskland (Nürnberg og Falkenstein). Hetzner er ISO 27001-sertifisert og oppfyller derfor alle standarder for informasjonssikkerhet. Flexopus bruker IKKE AWS, Google eller Microsoft Cloud-infrastruktur, så vi har full kontroll over dataene, infrastrukturen og applikasjonen.
Hvordan beskyttes personopplysninger hos Flexopus?
Lær mer om våre sikkerhetsstandarder her.
Flexopus er 100% EU DSGVO-kompatibel.
Flexopus tilbyr alle innstillinger på admin-dashboardet: Personlige bestillingsdata anonymiseres automatisk etter 14 dager i standardkonfigurasjonen av Flexopus. I tillegg kan personopplysninger i frontend også anonymiseres om ønskelig.
Flexopus leverer hosting-infrastrukturen i en dedikert serverinfrastruktur gjennom vår hosting-tjenesteleverandør Hetzner Online GmbH. Hetzner er en ledende serverleverandør fra Tyskland, ISO 27001-sertifisert og oppfyller derfor alle standarder for beskyttelse av dine personopplysninger.
Har Flexopus også en mobilapplikasjon?
Ja, Flexopus kan installeres via Google PlayStore og Apple AppStore. Utover butikkene kan Flexopus også installeres som en PWA (Progressive Web Application).
På hvilke enheter kan Flexopus brukes?
Takket være det moderne, fullt responsive brukergrensesnittet kan Flexopus brukes på alle sluttapparater med en moderne nettleser og en internettforbindelse. Uansett om det er smarttelefon, nettbrett, bærbar eller stasjonær PC, kan Flexopus brukes raskt og feilfritt overalt.
Tilbyr Flexopus også en lokal variant?
Ja, men bare for store kunder med over 1000 arbeidsstasjoner. Vi anbefaler bruk av vår skyvariant. For mer informasjon, vennligst kontakt vårt salgsteam: info@flexopus.com
Hvilke fordeler gir programvare i skyen sammenlignet med en lokal versjon?
Med Flexopus Cloud kan du nyte vår allsidige bekymringsløse tjeneste. I skyversjonen tar vi oss av hosting, drift, vedlikehold og alle relevante sikkerhets- og versjonsoppdateringer for deg. Installasjon fra din side er ikke nødvendig. Dette lar deg fokusere på kjernevirksomheten din og bruke kapasiteten din der de faktisk er nødvendig.
Hva er kravene for å bruke Flexopus?
Flexopus kan brukes i alle selskaper, uavhengig av IT-infrastruktur, takket være skyversjonen. Alt du trenger for å komme i gang med Flexopus er plantegninger av kontoret ditt med inntegnede skrivebord, en vektorfil med logoen din og ønsket underdomene. Vi tar oss av resten for deg.
For kravene til den lokale varianten, vennligst kontakt vår salgsavdeling.
Tilbyr Flexopus også maskinvare som bevegelsessensorer?
Hos Flexopus fokuserer vi på å utvikle programvare som er så slank, kraftig og enkel å bruke som mulig. Vi tror ikke på maskinvareløsninger som bevegelsessensorer, da de vanligvis er veldig dyre og utsatt for feil. Sensorene bidrar til å måle belegget på setene, men de tilbyr ikke en løsning for deling av skrivebord, ettersom setene må bestilles på forhånd. Vi anbefaler våre QR-koder som et godt alternativ.
kostnader og lønnsomhet
Hvor mye koster Flexopus skrivebordsdelingsprogramvare?
Kostnadene for Flexopus er knyttet til antall objekter (bord, møterom, parkeringsplasser) og ikke til antall brukere.
Kostnadene for Flexopus kan variere avhengig av beliggenhet, bedriftsstørrelse, servicenivå og ønskede tilleggsmoduler. Ta kontakt med oss, en av våre ansatte vil gi deg nøyaktig prisinformasjon tilpasset dine behov: info@flexopus.com
Er det mulig å spare faste kostnader med Flexopus?
Noen av våre kunder har beviselig spart faste kostnader med Flexopus ved å redusere kontorarealet og samtidig opprettholde samme antall ansatte. Dette betyr at det er flere ansatte per arbeidsstasjon, noe som kan optimalisere utnyttelsen av plassen. Innsparingspotensialet er svært ofte betydelig høyere enn lisenskostnadene for skrivebordsdelingsprogramvaren. Innføring av skrivebordsdeling i kombinasjon med Flexopus er derfor en god investering.
For hvilket selskap (størrelse) anbefales skrivebordsdelingsprogramvare?
Skrivebordsdeling med Flexopus er mulig, takket være vår bygningsadministrasjonsmodul, for et lite selskap med 10 ansatte så vel som for grupper med flere tusen ansatte, uavhengig av bransje. Ta gjerne kontakt med oss. I en personlig samtale kan vi sammen analysere om konseptet med fleksible arbeidsplasser også gir mening for din bedrift.
